Circolare QF-010/2017 – VENDING MACHINE e CORRISPETTIVI: DA SETTEMBRE NUOVI ADEMPIMENTI PER I GESTORI DI DISTRIBUTORI PRIVI DI UNA PORTA DI COMUNICAZIONE
Ai sensi dell’art. 2 del D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 217, i soggetti che svolgono un’attività di cessione di beni o servizi per mezzo di distributori automatici (Vending Machine) sono obbligati ad inoltrare telematicamente all’Agenzia dell’Entrate e a memorizzare elettronicamente i dati riferiti ai corrispettivi giornalieri scaturiti da tale attività.
Dal primo aprile 2017 tale obbligo è divenuto effettivo per i titolari e gestori dei distributori in possesso dei requisiti per la trasmissione e quindi aventi:
- Un sistema di pagamento elettronico capace di riconoscere il credito per l’erogazione del bene e del servizio;
- Un “Sistema Master” con processore di memoria;
- Un erogatore del servizio o del bene;
- Una porta di comunicazione per mezzo della quale trasferire ad un dispositivo elettronico predisposto ed omologato i dati da trasmettere all’Agenzia delle Entrate.
Per i distributori NON in possesso di tali caratteristiche e in particolare privi di una porta di comunicazione, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto, per mezzo del Provvedimento 30 marzo 2017, un differente iter per la trasmissione dei dati relative alle vendite. Inoltre sono stati resi noti i nuovi termini per il censimento dei distributori presi in esame e per l’invio dei dati dei corrispettivi degli stessi. In particolare:
- Dal 1 settembre 2017 è stato predisposto l’obbligo di censimento dei distributori e del relativo accreditamento del gestore sul portale dedicato sul sito dell’Agenzia delle Entrate;
- Dal 1 gennaio 2018 è stato fissato l’obbligo di invio telematico e memorizzazione dei dati all’Ente competente.
Di seguito esponiamo in sintesi le fasi necessarie da svolgere al fine di adempiere agli obblighi sopra indicati.
FASE 1: L’Accreditamento e il Censimento
Come primo adempimento il gestore dovrà accreditarsi sul sito dell’Agenzia delle Entrate comunicando la propria partita IVA. Si rammenta a riguardo che vi è la necessità di procedere preventivamente alla richiesta del PIN personale presso gli uffici competenti o tramite richiesta on line al fine di accedere all’area riservata del sito istituzionale.
Successivamente i distributori dovranno essere censiti, a decorrere dal mese di settembre, sul sito dell’Agenzia comunicando alla stessa i dati identificativi del gestore, la matricola relativa al Sistema Master, l’identificativo del distributore, la sua geolocalizzazione, la tipologia di distribuzione e il protocollo di comunicazione. In aggiunta a quanto elencato bisogna indicare in sede di censimento la mancanza di dotazione di una porta di comunicazione dell’apparecchio e quindi l’impossibilità di un trasferimento dei dati tramite dispositivo mobile.
Al termine degli adempimenti sopra esposti sarà emesso dall’Agenzia delle Entrate un QRCODE da esporre sull’apparecchio in utilizzo.
FASE 2: L’Invio Telematico e la Memorizzazione dei Dati
La trasmissione telematica e la memorizzazione dei dati concernenti i distributori automatici privi di una porta di comunicazione dovrà avvenire a decorrere dalla data del 1 gennaio 2018, ai sensi di quanto disposto dal Provvedimento sopra citato.
I dati oggetto della trasmissione sono recepiti per mezzo di un dispositivo mobile e nel caso preso in esame dovranno essere inseriti manualmente dal gestore o da un suo incaricato, sotto sua responsabilità.
Il dispositivo in dotazione, a seguito dell’inserimento dei dati dei corrispettivi, provvederà a formare un file sigillato elettronicamente da inviare all’Ente per mezzo di un apposito servizio predisposto su proprio sito web. Si rammenta che l’invio dovrà essere effettuato contestualmente alla rilevazione dei dati, nella fascia oraria che va dalle ore 0:00 alle ore 22:00 di ogni giorno e con frequenza avente come intervallo massimo di 60 giorni tra un inoltro e l’atro.
Ulteriore adempimento riguarda la memorizzazione dei dati dei corrispettivi, il quale può avvenire nei modi di cui al D.M. 17 giugno 2014 inerente gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. Nello specifico la normativa sopra indicata trova applicazione solo per la prima fase transitoria della disciplina e si prevede che i gestori dovranno conservare tutti gli elementi riconducibili alle rilevazioni effettuate oltre i dati estrapolati dal tracciato di invio telematico dei corrispettivi giornalieri.
I dati oggetto della trasmissione telematica sono quelli relativi alla tipologia di Vending Machine, il suo numero identificativo, la sua geolocalizzazione, il totale dell’incasso, il valore dei beni o servizi venduti, l’imponibile, l’IVA, l’adozione della ventilazione IVA, la natura dell’operazione, ora e data della rilevazione dei corrispettivi.
In aggiunta posso essere indicati i dati relativi ad eventuali interventi tecnici effettuati sul distributore, eventuali periodi con corrispettivi pari a zero e altri eventi di natura eccezionale riguardanti l’apparecchio in uso.
A seguito dell’inoltro da parte del gestore, l’Agenzia dell’Entrate provvederà all’invio di una ricevuta di avvenuta trasmissione e in caso di eventuali incongruenze rilevate dallo stesso Ente, verrà rilasciata un’ulteriore ricevuta di scarto con la possibilità per il gestore di correggere gli errori evidenziati entro cinque giorni lavorativi dall’avvenuta notifica.